一、所涉及的文件
a.業(yè)務(wù)聯(lián)系單(經(jīng)經(jīng)理進(jìn)行運價(jià)評審后簽字的)
b.客戶(hù)委托書(shū)(應有委載方的公司章,老客戶(hù)可針對不同情況后補) c.客戶(hù)的報關(guān)資料(若代客戶(hù)報關(guān))
d.派車(chē)單、司機資料及其他必要的單據
二、OP人員對客戶(hù)提供資料的驗證
由OP人員對上述所涉及的文件進(jìn)行仔細審核，審核其內容是否正確，必要文件是否齊全。如OP發(fā)現單據存在問(wèn)題，應立即通知業(yè)務(wù)員，要求客戶(hù)作出相應修改。審核合格后，安排提貨、拖車(chē)、報關(guān)等事宜
三、操作流程 a.進(jìn)口業(yè)務(wù) 1) OP根據業(yè)務(wù)聯(lián)系單及客戶(hù)提供的運輸委托書(shū)安排本港運輸車(chē)輛或粵港運輸車(chē)輛，提供相關(guān)資料給客戶(hù)做提貨委拖書(shū)及預報關(guān)。司機資料包括以下內容: 司機姓名、海關(guān)編號、大陸車(chē)牌、香港車(chē)牌、IC卡號、大陸電話(huà)、香港電話(huà)、噸位、牌頭、組織機構代碼、身份證號碼、捆綁電話(huà)及傳真、柜型及柜號、拖架型號及重量，粵港運輸車(chē)輛要注明行走口岸. 2) OP按照客戶(hù)填寫(xiě)派車(chē)單并注明提貨地點(diǎn)、車(chē)型、提貨時(shí)間、聯(lián)系人及電話(huà)、報關(guān)方式及口岸、香港出口報關(guān)公司及地址, 卸貨地點(diǎn)、聯(lián)系人、電話(huà)及其他要求，同時(shí)附傳提貨單，代墊提貨費用單. 若為本港車(chē)輛提貨則要提供來(lái)大陸的司機資料給香港公司負責人以便確認過(guò)車(chē).
3) OP要追蹤客戶(hù)報關(guān)情況和司機裝貨事宜, 并提供報關(guān)單據給司機通關(guān). 若在運輸過(guò)程中有任何異常狀況(如通關(guān)查車(chē)、因路況塞車(chē)而不能準時(shí)到達等)務(wù)必要第一時(shí)間通知客戶(hù).
4） OP追蹤車(chē)輛到客戶(hù)指定卸貨地點(diǎn), 并確認貨物簽收情況. 提供相關(guān)費用單據及貨物簽收單給客戶(hù), 若客戶(hù)自已清關(guān)則要及時(shí)提供載貨清單給客戶(hù), 若由我司代理清關(guān)則要及時(shí)傳真清關(guān)公司及時(shí)辦理.
b.出口業(yè)務(wù) 1) OP根據業(yè)務(wù)聯(lián)系單及客戶(hù)提供的運輸委托書(shū)安排粵港運輸車(chē)輛，提供相關(guān)資料給客戶(hù)核對裝貨及報關(guān)。司機資料包括以下內容: 司機姓名、海關(guān)編號、大陸車(chē)牌、香港車(chē)牌、IC卡號、大陸電話(huà)、香港電話(huà)、噸位、牌頭、組織機構代碼、捆綁電話(huà)及傳真、柜型及柜號、拖架型號及重量，若封關(guān)則要注明封關(guān)行走口岸并通知司機. 2) OP按照客戶(hù)填寫(xiě)派車(chē)單并注明裝貨地點(diǎn)、車(chē)型、裝貨時(shí)間、聯(lián)系人及電話(huà)、報關(guān)方式及海關(guān)、報關(guān)員聯(lián)系電話(huà)、香港入口報關(guān)公司及地址, 卸貨地點(diǎn)、聯(lián)系人、電話(huà)及其他要求. 若為本港車(chē)輛過(guò)車(chē)派送則要傳真來(lái)大陸的司機資料、入倉單及交貨地址給香港公司負責人, 并注明交貨最后時(shí)間, 派送的先后秩序.
3) OP要追蹤司機準時(shí)到廠(chǎng)裝貨及客戶(hù)報關(guān)事宜, 并提供報關(guān)單據給司機通關(guān). 若在運輸過(guò)程中有任何異常狀況(如通關(guān)查車(chē)、因路況塞車(chē)而不能準時(shí)到達等)務(wù)必要第一時(shí)間通知客戶(hù).
4） OP追蹤車(chē)輛報關(guān)情況, 并通知香港公司負責人車(chē)輛預計到港過(guò)車(chē)時(shí)間. 車(chē)輛到港過(guò)車(chē)若有異常狀況(如數量與客人提供不相符、包裝損傷、文件不齊全等)要與客戶(hù)確認無(wú)誤后方可交貨。
5) OP在規定交貨時(shí)間前確認交貨及簽收情況. 提供相關(guān)費用單據及貨物簽收單、MATE紙給客戶(hù)(MATE三天內寄給客戶(hù)). 若客戶(hù)自已清關(guān)則要及時(shí)提供載貨清單給客戶(hù), 若由我司代理清關(guān)則要傳真給清關(guān)公司及時(shí)辦理.
c.碼頭柜出口業(yè)務(wù)
1)OP根據業(yè)務(wù)聯(lián)系單、客戶(hù)提供的運輸委托書(shū)及S/O安排粵港運輸車(chē)輛，同時(shí)填寫(xiě)派車(chē)單并注明裝貨地點(diǎn)、車(chē)型、裝貨時(shí)間、聯(lián)系人及電話(huà)、報關(guān)方式及海關(guān)、報關(guān)員聯(lián)系電話(huà)、香港入口報關(guān)公司及地址, 卸貨地點(diǎn)、聯(lián)系人、電話(huà)、截關(guān)時(shí)間及其他要求，附S/O轉文件或約柜。
2)OP在客戶(hù)要求裝貨時(shí)間的前一天提供相關(guān)資料給客戶(hù)核對裝貨及報關(guān)。司機資料包括以下內容: 司機姓名、海關(guān)編號、大陸車(chē)牌、香港車(chē)牌、IC卡號、大陸電話(huà)、香港電話(huà)、噸位、牌頭、組織機構代碼、捆綁電話(huà)及傳真、柜型及柜號、船公司封條號碼、拖架型號及重量，若封關(guān)則要注明封關(guān)行走口岸并通知司機.
3) OP要追蹤司機準時(shí)到廠(chǎng)裝貨及客戶(hù)報關(guān)事宜, 并提供報關(guān)單據給司機通關(guān). 若在運輸過(guò)程中有任何異常狀況(如通關(guān)查車(chē)、因路況塞車(chē)而不能準時(shí)到達等)務(wù)必要第一時(shí)間通知客戶(hù). 4） OP及時(shí)還柜情況. 提供相關(guān)費用單據及貨物簽收單、MATE紙給客戶(hù)(MATE三天內寄給客戶(hù)). 若客戶(hù)自已清關(guān)則要及時(shí)提供載貨清單給客戶(hù), 若由我司代理清關(guān)則要傳真給清關(guān)公司及時(shí)辦理.
四、費用的輸入
OP在操作完一票業(yè)務(wù)后，應即時(shí)進(jìn)入FMS輸入相應的費用，并當天制做INVOICE，同時(shí)打印此票FMS的費用結算單并請相關(guān)人員簽字交經(jīng)理簽字，經(jīng)理簽字后直接交財務(wù)，財務(wù)收到費用結算單以此作為收付款依據并督促相關(guān)人員收款并制作付費申請及墊付申請，費用結算單一經(jīng)交到財務(wù)，任何人不能隨意更改FMS里的數據，如因客觀(guān)原因造成費用變動(dòng)的，OP或業(yè)務(wù)員應到財務(wù)找出該單的費用結算單并在費用結算單上寫(xiě)上修改的原因及結果報經(jīng)理審批，經(jīng)理同意簽字后交回財務(wù)，由財務(wù)修改系統并打印新的費用結算單連同舊單一并保存。
五、新客戶(hù)MATE紙發(fā)放 a. OP收到香港公司寄回的MATE紙訂確認無(wú)誤后，將MATE紙正本復印并將復印件注明工作號交給財務(wù)，財務(wù)應審查此票費用是否已全部收齊，如已收齊，應在復印件背面簽字交回OP，寄給客戶(hù). b. 對于核銷(xiāo)單、退稅單等海關(guān)轉出的單據，OP收到后，應及時(shí)在報關(guān)單據收發(fā)領(lǐng)取記錄本上登記并同時(shí)復印將復印件注明工作號交給財務(wù)核查是否收齊費用，如已收齊所有費用，財務(wù)應及時(shí)在復印件上簽字確認交回OP，對于未收款的核銷(xiāo)退稅單，原則上不能退還客戶(hù)，特殊情況需經(jīng)經(jīng)理簽字后放可放單，并要求客戶(hù)在報關(guān)單據收發(fā)領(lǐng)取記錄本上簽字或登記快遞單號及寄出日期。
六、文件歸檔
OP應對每一票已操作完畢的業(yè)務(wù)進(jìn)行文件整理（包括費用結算單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、客戶(hù)委托單、MATE紙復印件、派車(chē)單、 INVOICE、貨物簽收單已及各種簽收憑據、其他必須保存的資料），交專(zhuān)人統一按年月及工作單按順序歸檔，重要資料不能用傳真件存檔
七、其他注意事項
a.跟據不同情況確認承運人，平衡服務(wù)和價(jià)格，承運人報價(jià)需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理確認簽字后方可使用，根據不同情況要求承運人降低收費標準，并向業(yè)務(wù)溝通增收節支的方法； b.超出正常價(jià)格的費用產(chǎn)生時(shí)要及時(shí)通報部門(mén)經(jīng)理和業(yè)務(wù)。 c.具體操作中要先明確對客戶(hù)報價(jià)的收費標準及收費項目；
d.日常工作輸入FMS，應能準確輸入箱號、裝貨港、卸貨港、目的地、噸車(chē)噸位, 以便財務(wù)核對相關(guān)費用。
e.所有形式的操作都要認真跟蹤貨運的出運情況。
